Бъдещето в управлението на документи е най-вече дигитално

Декември 9, 2010 от admin

Управлението на документите в самата си същност представлява управление на жизнения им цикъл в компанията – тяхното създаване, преглеждане, публикуване, консумиране и в крайна сметка тяхното запазване (съхранение) или унищожаване. Въпреки че понятието “управление” предполага йерархичен контрол върху информацията, една ефективна система за управление на документи трябва да може да се нагажда спрямо организационната култура на компанията, за да бъде максимално ефективна. Това означава инструментът да бъде гъвкав – да може да позволява плътен контрол върху жизнения цикъл на документите, ако това се вмества в културата и целите на фирмата, но също така той трябва да позволява и построяването на една по-свободно структурирана система, ако това по-добре подхожда на компанията.

 

Една добре проектирана система за управление на документи би трябвало да осигурява намирането и споделянето на информацията да става с лекота, както и да популяризира знанията в компанията. Тя трябва да организира съдържанието логически, да го прави лесно за стандартизиране, създаване и представяне.

Едно ефективно решение за управление на документи уточнява какви видове документи или друго съдържание могат да бъдат създадени в рамките на една организация, какви шаблони да се използват за всеки тип документ, какви метаданни да бъдат прикачени към всеки документ, къде да се съхранява той на всеки етап от жизнения си цикъл, как да се контролира достъпът до него, как да се движи в рамките на организацията. Освен това добрият инструмент трябва да дава възможност за определяне на политики при одит на документацията, за правилното им съхраняване и унищожаване, както и тяхната защита.

Но използването само на DMS (Document Management System) не осигурява пълното оптимизиране на бизнес процесите в една голяма компания.Глобалният бизнес се нуждае от системи, които да обхващат много повече от управление на жизнения цикъл на документите. Нуждае  се от цялостни решения за управление на съдържанието.

Enterprise Content Management

Често системите за деловодство, документооборот и DMS неправилно се слагат под един знаменател и клиентите се нуждаят от точно дефиниране на този тип системи. Може би всички съвременни организации са въвели или са в процес на въвеждане на някакво електронно деловодство. Софтуерните разработчици надграждат системите си с елементи на документооборот, като включват все повече различни роли и потребители в тях. Термини като „електронен документооборот" или „управление на документите" отразяват само част от задачите на модерните системи за управление на съдържанието (ECM). Анализаторът Gartner предлага няколко компонента на решенията за управление на съдържанието:

  • Управление на документите (Document Management) - съхранение, извличане и използване на документите, контрол на версиите, сигурност, библиотечни услуги;
  • Управление на web съдържанието (Web Content Management) - управление на динамично обновяемо съдържание и взаимодействието с потребителите на корпоративните сайтове;
  • Управление на записите (Records Management) - дългосрочно съхранение на официални документи, автоматизация на работата с корпоративни архиви, съвместимост с изискванията на законодателството в съответната сфера;
  • Сканиране и разпознаване (Imaging) - привеждането на хартиени документи в електронен вид:
 
 
 

Вход потребители

Топ новини

На 15 юни в Бизнес център „Земята и хората“ за втора поредна година ще се проведе SQL Server 2017 Discovery Day, където пред българските експерти от ИТ сферата официално ще бъде представен новият Microsoft SQL Server. На събитието, организирано от учебния център на Инспирит ЕООД - SQL Master Academy- посетителите ще могат да обменят опит и да обсъдят казуси от...

Образователната организация ERP Academy ще гостува на Софтуерния университет с безплатна лекция на тема: "Запознаване с BI и CRM". Събитието ще се проведе на 16 декември от 19 часа в зала Inspiration. Лектори ще бъдат Николай Миленков и Анастас Шопов.

Dell обяви новия си високопроизводителен и високоефективен тънък клиент Wyse 5060, който е лесен за внедряване и управление, предлага по-големи опции за сигурност и цялостна съвместимост на виртуалното работно място със Citrix, Microsoft и VMware. Създаден е за служители от индустриите на знанието, които изискват мощна производителност на настолните машини и поддръжка на...

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes