Бизнес предимствата на VoIP

Декември 9, 2010 от admin

Чрез VoIP (Voice over Internet Protocol) телефонните обаждания „пътуват” по същия начин като електронната поща. Такъв тип услуга има потенциала да намали значително разходите за комуникация вътре в компаниите и да повиши продуктивността им, тъй като предлага допълнителни функционалности, които отсъстват при традиционните телефонни връзки.

Безспорно от няколко години насам VoIP бързо печели все по-голяма популярност, макар че някои малки организации сякаш не се престрашават да внедряват подобни решения поради съмнения по отношение качеството на връзката или считайки, че ще я загубят изобщо, ако спре например токът. Простата аритметика обаче показва, че предимствата, които предлага предаването на данни по интернет,почти изцяло засенчват повечето възможни слабости и недостатъци.

Ето какво трябва да знаете за VoIP, за да преценитедали този тип решения са подходящи за вашия бизнес:

• След появяването на VoIP услугите тяхното качество несъмнено върви нагоре. Ранните решения изискваха потребителите да разполагат с компютри. Това обаче не беше единственото ограничение, тъй като по онова време качеството, ограничено от комуникативните възможности, също не беше високо. Днешните VoIP услуги са много доразвити спрямо споменатото базово ниво. Обаждания могат да се правят и приемат чрез стандартни телефони или чрез по-нови, натъпкани с допълнителни екстри IP устройства. Много компании вече напълно са забравили традиционните телефонни връзки и изцяло разчитат на VoIP. Фактът, че изградените компютърни мрежи могат да се използват и за пренос на глас осигурява допълнителни спестявания.

• Използвайки VoIP, компаниите си осигуряват солидно намаляване на разходите за комуникация. Оперативните разходи за поддръжка на една такава услуга са значително по-ниски, отколкото традиционните сметки за телефон, който освен това изисква своя собствена инфраструктура. Преместването на офиси, разделянето на работни групи и други вътрешни преструктурирания са по-лесни – просто си прокарвате интернет от широколентов доставчик на свързаност (дори локалният LAN оператор ще свърши работа).

• VoIP прави телефоннатасистема много по-гъвкава, позволявайки извършването на манипулации, които са невъзможни при традиционния модел. Например можете да:

* Вземете телефонната си система с вас, зависими сте само от интернет свързаността. Клиенти и служители могат да бъдат във връзка с вас просто избирайки един номер – дори няма нужда да звънят на мобилния ви телефон.

            * Говорите чрез лаптопа си. Много VoIP системи се предлагат със софтуер, който ви позволява да предавате и получавате обаждания директно на персоналния си компютър. При спешен случай можете дори да отскочите до близкия интернет клуб и да проведете оттам неотложния разговор.

            * Получавате гласови съобщения и факсове заедно с електронната поща. Много VoIP оператори предлагат подобно препращане, благодарение на което получавате цялата информация на едно място. Възможни са дори и решения като „прочитане” (чрез компютърен синтезиран глас) на дадено писмо.

            * Виртуални телефонни номера. Номерът ви може да е код на всяко населено място, а не на това, в което физически сте. По този начин фирма с централа например в София може да предостави на клиентите си от Бургас местен регионален телефонен номер.

            * По-висока производителност. Много VoIP повиквания биха могли да се приемат от различни устройства, като например мобилния телефон, преди да бъдат прехвърлени към гласовата поща. Според проучвания служители в много фирми губят по около 4 часа седмично в „телефонни гоненици”.

Ако пък вече сте отчели предимствата на VoIP и възнамерявате да въведете такова решение и за вашата организация, то следните съвети ще ви помогнат да преодолеете някои потенциални препятствия и да извлечете максимума от новата комуникационна система:

• Ако се съмнявате в нещо, допитайте се до експерт. При фирми с малко на брой служители въвеждането на VoIP решения е относително праволинеен процес. При по-големи организации обаче по всяка вероятност те ще работят най-добре, ако са инсталирани от специалисти.

• Тествайте! Вместо да превключите изведнъж всички на новата система, първо направете същото, но само с няколко служители. След като прецените, че сте доволни от получения продукт, можете да го въведете и за останалата част от екипа. Другият вариант е да запазите съществуващата телефонна система за определен период от време като резервен вариант.

• Използвайте функциите за прехвърляне на обаждания. Ако спре енергоподаването, вашата VoIP системаще бъде парализирана (в случай че не сте предвидили специализирано решение за тази цел). За такива случаи се възползвайте от възможностите за прехвърляне на повикванията към мобилно номера или стандартни телефонни линии.

• Подсигурете мрежата си. Нарастващата популярност на VoIP привлича вниманието на хакери и потребителите са загрижени, че някой може да прехване, да подслушва комуникациите или да саботира самата система. Решението е да поддържате сигурността на мрежата си на адекватно ниво.

Едно е сигурно – VoIP технологиитепродължават да се развиват, доставяйки нови предимства за организации от всякакъв размер. Новите системи позволяват да използвате устройства като смартфони или нетбуци за достъп до VoIP мрежата, например чрез някоя локална Wi-Fi точка. Това също би могло да допринесе за вашата мобилност или тази на служителите и колегите ви, а защо не и да спести и от месечните сметки за клетъчен телефон.

VoIP е учудващогъвкавоидостъпно решение, което предлага едновременно сложни комуникационни инструменти и увеличава удобството и продуктивността.