Електронните документи не са само за големите

Януари 24, 2012 от Александър Главчев

Първата асоциация на всеки, когато чуе думата офис е свързана с бюра и компютри, както и много хвърчащи наоколо листове хартия. И ако компютрите вероятно винаги ще присъстват под някаква форма, то дните на хартията в офиса със сигурност са преброени. Икономическият, екологичният и общият технологичен натиск вече са предначертали, че със сигурност класическите документи все по-малко ще бъдат разнасяни и предавани от в ръка в ръка по начина, който в момента доминира в ежедневната работна обстановка. Електронните системи за управление на документооборота не са нещо ново, но кризата, както и все по-широкото навлизане на мобилни устройства, електронни разплащания и т.н. карат все повече мениджъри да се замислят дали вече не е дошло времето да започнат прехода към електронна документация.

 

Най-общо казано, едно решение за управление на документооборота представлява софтуерен продукт, използван да следи и съхранява както електронни версии на документи, така и сканирани копия на хартиени такива. Въпреки, че засега трудно може да се говори за 100-процентово отказване от хартиения носител, със сигурност може да се твърди, че посоката на общата тенденция е такава. Освен очевидните предимства, свързани с премахването на трудностите с големия брой книжа, които обработва всяка компания и разходите за необходимите офисни принадлежности, електронният документооборот е и по-ефективен от своя традиционен „офлайн“ аналог. С помощта на модерните технологии могат например да се проследяват версиите на едни и същи документи, необходими за работата на повече от един служител, всеки от които има нужда от последните корекции – нещо което при традиционния начин на работа обикновено е свързано с огромна загуба на време.

Информираността на компаниите за електронните системи за документооборот нараства през последните години, но въпреки това, както често се случва, твърде многото приказки (предимно от устата на търговци) оставят някои аспекти на тази сфера недоразбрани, а други са възприемани по различен начин от различните технологични доставчици. Например системите за документооборот често се бъркат със решенията за управление на съдържание (content management). Всъщност общият термин управление на съдържани включва в себе си и EDM (Electronic document management) системите, тъй като текстовите документи са един от възможните начини за събиране на информация.

Електронен документооборот за средния бизнес

 

Доста хора смятат, че вградените в операционните системи механизми за управление на файлове са достатъчни за една малка компания и не се нуждаят от специализирано решение. Действително Explorer-ът в Windows много помага за подреждането и съхраняването на информация, но в крайна сметка е един базов и в голяма степен ограничен инструмент, при който файловете се съхраняват в йерархично подредени „папки“. Една добра система за управление на документи позволява промяна на метаданните за различните файлове, в зависимост от вида на документа и специфичните изисквания на даденото предприятие. Така за всяка една сканирана фактура се знае кога е въведена, от или за коя компания е тя, дали е платена или не, нейната стойност и т.н. Това съществено повишава възможностите за търсене на групи от документи. В допълнение на това едно решение за електронен документооборот ще предложи и възможности за връзки между документите, анотации и контролиран достъп.

 
 
 

Вход потребители

Топ новини

На 15 юни в Бизнес център „Земята и хората“ за втора поредна година ще се проведе SQL Server 2017 Discovery Day, където пред българските експерти от ИТ сферата официално ще бъде представен новият Microsoft SQL Server. На събитието, организирано от учебния център на Инспирит ЕООД - SQL Master Academy- посетителите ще могат да обменят опит и да обсъдят казуси от...

Образователната организация ERP Academy ще гостува на Софтуерния университет с безплатна лекция на тема: "Запознаване с BI и CRM". Събитието ще се проведе на 16 декември от 19 часа в зала Inspiration. Лектори ще бъдат Николай Миленков и Анастас Шопов.

Dell обяви новия си високопроизводителен и високоефективен тънък клиент Wyse 5060, който е лесен за внедряване и управление, предлага по-големи опции за сигурност и цялостна съвместимост на виртуалното работно място със Citrix, Microsoft и VMware. Създаден е за служители от индустриите на знанието, които изискват мощна производителност на настолните машини и поддръжка на...

Premium Drupal Themes by Adaptivethemes